会计电算化,是以计算机替代人工记账、算账、报账以及对会计信息进行分析和利用的过程。它是管理现代化和会计自身改革以及发展的需要。近些年,会计电算化的推广与普及,大大减轻了财务人员的工作强度,提高了会计的工作效率与工作质量,但不容忽视的是它对传统的会计形式产生了巨大的影响。
1、记账规则发生了变化
手工记账规则规定日记账、总账要使用订本账册,明细账要使用活页式账册,通过若干个套账来实现相互牵制、相互核对。凭证、账本记录的错误之处要用划线法和红字更正法更正。
电算化会计形成的账页是打印输出的,可装订成活页式,不可能是订本式,打印输出的一般是日记账、总账和报表,明细账涉及大量的二级科目、三级科目,打印数量大,一般用磁盘、光盘等形式输出。帐证、账册核对依靠会计软件完成,只要输入的原始凭证是正确的,计算机可以迅速完成手工条件下的各种账务处理功能。手工会计下的账册核对功能在会计电算化条件下已由计算机代替,明细账记载的各种会计资料只需计算机查询功能就可完成显示或者在需要时打印出来。人们更多的是依赖电算化系统建立各种辅助账,更多地反映和控制经济活动。
对于账簿记录错误的处理,已不再采用手工方式下的改错法,但为了保证监督审核,一般规定,凡是已经审核过的数据不得更改。如果出现错误,那一定是合理性问题,采用输入“更正凭证”的方法加以更正,类似于红字更正法,以便留下更改的痕迹。
2、账务处理程序发生了变化
手工会计的账务处理程序一般有“记账凭证账务处理程序”、“科目汇总表账务处理程序”、“汇总记账凭证账务处理程序”、“多栏式日记账账务处理程序”等,在组织会计核算时,可根据会计业务的繁简和管理的需要,选用其中的一种,但无论采用哪一种处理程序,其共同特点是“序时、平行登记”,即来源于记账凭证的会计信息总是序时、等量、平行地记录于总分类账和明细分类账中。这样,一方面各有侧重地反映会计信息,同时,发挥总分类账对明细分类账的统辖作用,通过二者之间的对账发现可能出现的记账错误,及时加以纠正。
但会计电算化账务处理程序中,所考虑的是会计数据处理的目标,即获得管理所需的各种会计信息。它的中间数据处理都可以认为是源于原始会计数据的加工处理,因此,从输入会计凭证到输出会计报表,一切的中间加工过程都由计算机控制,上一过程数据处理的结果又作为下一过程数据处理的来源,整个处理过程在会计软件程序的安排下完成,具有数据处理“集中化”和“自动化”的特点。存储于数据库中的会计信息,可以根据需要按总账或明细账的格式输出。
3、内部控制制度发生了变化
在手工操作下,有不同的岗位责任制和内部牵制制度,保证了手工核算下会计信息的准确性、企业资产的完整和安全。计算机的引入使得内部控制制度的形式、内容等方面都发生了一定的变化。
3.1内部控制的形式发生了变化
手工会计操作下的人员均是会计人员,由他们按不同的分工,各司其职,组织会计工作的运转。而电算化会计中的人员,除会计专业人员外,还有系统管理员和操作员等,按新的分工形式完成会计工作的运作。原手工操作下的一些内部控制措施在电算化后没有存在的必要性了,如编制科目汇总表、凭证汇总表等试算平衡的检查;凭证的借贷平衡审查;余额、发生额的平衡检查,都由计算机来完成。因此,会计电算化后的内部控制分为以组织控制措施为主的一般控制和以计算机控制程序为主的系统控制。
3.2内部控制制度内容的变化
计算机介入,给会计工作增加了新的内容,同时也增加了新的控制措施,如计算机硬件的配置及软件的操作,维护人员与计算机操作人员的内部牵制,计算机机内及磁盘内会计信息的安全保护:计算机病毒防治;计算机操作管理、系统管理员、系统维护人员等的岗位职责等。传统的手工会计处理系统的内部控制是建立在不相容职能分离及相应职责分工的基础上。采用电算化后,由于技术和知识的高度集中,导致会计职责的集中,原手工操作下不宜合并的岗位,采用电算化后可以合并,会计人员大大减少,致使这些原则的重要性下降。某些会计人员可能既从事数据的输入、处理,又负责数据的输出、报送,他们可能在熟悉数据来源的相互关系、数据如何处理、分配及输出的使用等方面知识的同时,也熟知内部控制的缺陷,这就有可能使他们在未经批准的情况下,直接对使用中的程序和数据库进行非法的删改处理,加大了出现错误与弊端的可能性,所以,有必要增加新的可行的内部控制措施。
3.3内部控制的重点也发生了变化
会计电算化后的内部控制的重点将放在原始数据输入计算机的控制。会计信息的输出控制、人机交互处理的控制、计算机系统之间连接的控制几方面。按不同的职责,划分操作权限,设置操作密码,杜绝未经授权的人员操作计算机软件。健全计算机硬件和软件的日常维护以及在排除故障时的管理措施,保证会计数据的完整性。
前已述及电算化的推行,有助于会计工作的改革与发展,但它对于传统会计形式的多方面影响,仍然是我们在规范会计基础工作、实现会计工作现代化时必需要解决好的问题。