工程物资管理办法
第一条:总则
为了提高物资管理水平,加强物资流转过程中的管理,实现保质、保量、降低消耗、提高效益的目标,特制定本办法。
第二条:范围
凡施工生产所需的各类工程材料,均属本办法管理范围。公司所属项目部、专业分公司均执行本办法。
第三条:物资部门职责
一、公司物资部职责
1.贯彻国家有关物资的法律、法规、标准和规定。
2.负责公司物资供应管理文件的编制、修改、执行。
3.负责组织物资合格供方的调查、评审、管理工作。负责审核、监督采购合同的执行。
4.负责物资的平衡调剂和废旧物资处理。
5.服务、指导、监督施工生产现场物资供应管理。
6.负责各类物资统计报表的管理工作。
7.负责物资信息的收集、整理、发布。
8.负责材料系统人员的培训。
二、项目、专业分公司物资部门职责:
1.负责组织实施公司各项物资供应管理和能源管理工作。
2.保质、保量、及时组织各种工程材料的采购、运输,确保施工生产的正常进行。
3.做好施工现场、仓库的物资收、发、保管工作。
4.做好材料消耗与材料成本核算。
第四条:物资计划管理
一、物资计划的管理原则
1.物资计划是企业合理组织物质资源,充分有效地利用物力,保证生产经营的需要,提高经济效益,指挥、监督物流活动的重要手段。
2.企业内部凡施工生产需用物资、设施用料、技改措施用料以及其他用料,都必须编制物资计划。
二、物资计划的种类和编制依据
物资计划分为:
1.一次性材料计划:根据建筑工程预算定额编制的单位工程材料分析。
2.材料需用计划:生产部门依据施工进度编制的材料申请计划。
3.加工定货计划:生产(技术)部门根据设计图纸向生产厂家或委托加工单位提出的材料加工计划。
4.材料采购计划:物资部门根据材料需用计划,结合库存情况而编制的市场采购物资计划。
5.材料变更计划:根据施工方案、技术节约措施及其他因素变动而编制的物资计划。
三、物资计划的管理程序
1.开工前:预算部门应编制单位工程一次性材料计划(单位工程材料预算),传递给相关部门,作为编制各类材料计划的依据。
2.施工过程中:生产部门应根据施工作业进度计划于每月二十五日编制下一个月的材料需用计划,报主管领导审批后,传递给材料部门。
3.材料部门依据物资需用计划,经平衡库存后,编制物资采购计划,并报主管领导审批。
4.材料部门按照采购计划进行市场采购和组织进场材料的运输、验
收工作。
5.需要进行加工定货的材料,按照职能分工,由责任部门编制加工订货计划送交物资部门,报送主管经理审批后,组织实施。必要时由技术部门进行技术交底。
6.因设计、进度及其他原因物资计划需要变更时,应由责任部门编制变更计划,送物资部门,并做好记录。
7.特殊情况:因生产急需,用料单位临时要料,物资部门要按物资需用计划内容详细记录,事后要补办正式手续。
第五条:物资采购管理
一、物资采购的原则
1.各级物资采购部门在进行物资采购过程中,要严格遵守国家的有关法律、法规,严格遵守企业的各项规章制度。
2.在采购产品时要依据合同、标准、采购文件和有关规定进行,保证采购的产品符合要求(质量、安全、环保)。在选择供方时,要在公司合格供方名录范围内进行。
3.采购过程中,必须遵守“三比一算”(比质量、比价格、比售后服务,计算采购成本)的原则,降低采购成本,提高采购效益。二、物资供方的管理
1.公司物资部,依据有关规定和对建筑工程质量影响程度,将物资分为:
A类物资:钢材、水泥、结构用砖和砌块、防水材料、外加剂、电焊条、砼构件。
B类物资:砂、石、高低压母线、电缆、电线、配电箱柜、消火栓箱、闸阀门、管材、散热器。
C类物资:低值易耗品及其他产品。
2.公司物资部门负责组织A、B类物资合格供方的调查、评审工作;建立合格供方的档案,发布合格供方名录的管理工作。
3.各单位物资部门,负责提供A、B类物资供方的评审资料,负责C类物资合格供方的评审和选择。
4.技术、生产、质量、水电部门参与物资供方的评审工作。
5.各级物资部门在评审和选择供方时,应依据有关标准、法规、合同及管理体系要求进行。要评定供方的质量保证能力,供应保证能力,社会信誉,及管理体系状况。
6.公司物资管理部,于每年十一月十五日至十二月十五日会同技术、生产、质量、水电等部门进行物资供方年审,次年一月上旬发布由主管经理签发的物资合格供方名录。合格供方的评价工作必须在采
购前进行。
7.物资管理部建立合格供方的考核记录,作为重新评价的依据。对一年内发生三次产品质量严重不合格的,将免除其合格供方的资格。
8.急需在合格供方名录外采购物资时,应将供方有关资料上报公司物资管理部,进行例外审批,经批准后,方可进行采购。
三、采购信息的管理
1.采购人员应及时收集、整理产品信息,价格信息、市场物资信息、向相关方传递。
2.公司物资管理部应定期在局域网上公布采购信息,并为经营预算部门提供投标材料市场价格。
四、采购帐务的管理
1.材料的各种原始记录、帐务、验收单据,是反映材料成本的重要依据,是做好物资成本核算的基础资料。各级物资部门应按有关规定收集、整理有关统计资料,为企业生产经营管理服务。
2.物资采购验收人员要做到:验收准确,冲帐及时,填写规范,内容正确。各种资料要按月整理归档,装订成册。
3.要按帐务规则记帐冲帐,做到内容数量交圈对口,帐实、帐帐相符。
第六条:物资采购合同管理
一、物资采购合同的范围
1.凡各单位采购的A、B类物资及装修大宗物资应签订经济合同。
2.加工订货合同。
3.周转材料租赁、购置合同。
4.设备采购合同。
二、物资采购合同的管理职责
1.各单位主管经理负责采购合同的立项和审批。
2.各单位物资部门负责物资采购合同、周转材料租赁合同的编制、签订、履行、结算。
3.项目主管经理指定责任部门负责编制加工订货计划,提供图纸,并向供应单位进行技术交底。物资部门负责加工定货合同的签订、履行、结算。
4.财务部门负责监督合同的执行,并做好采购资金的管理及结算工作。
5.公司物资管理部负责物资采购合同的审核、监督工作,对重大经济合同应参与编制签订。物资采购合同须经物资管理部审核盖章后,
方可执行。
6.各专业分公司应按照本办法的条款根据其特点,签订合同。
三、物资采购合同的签约与履行
1.合同的签约应当使用工商行政管理部门监制的合同统一文本,或参照公司物资采购合同规范文本。具体份数按实际情况确定,但我方至少留存四份。公司财务部一份,公司物资管理部一份,项目财务部门一份,物资部门一份。
2.凡我方起草的合同,要严格遵守法律、法规和有关规章制度,要将公司职业健康和环境保护要求纳入合同条款。做到条款完备、责任明确、用语规范严密,力求合同管辖地为公司所在地区。属对方起草的,我方人员应按上述要求审查、修改。
3.合同承办部门对所经办的所有合同应统一编号,及时登记台帐,分类归档。
4.合同签订生效后,应严格按合同规定的条款履行。经双方协商变更合同的内容时应按程序办理手续。
5.合同执行中,若发现条款有误或对方有欺诈行为,严重损害我方利益时,应及时与对方协商变更或解除合同,并立即采取合法、有效的措施以消除不利影响。
6.对验收不合格或与合同规定不符的物资,应按国家规定或合同约定的时间向对方提出异议,尽快采取适当措施解决。
7.凡不按公司有关规定签订的物资采购经济合同,财务部门拒绝办理相关手续。
第七条:施工现场及仓库物资管理
一、施工现场料场及仓库的设置
1.施工现场料场及仓库,按照《北京建工集团施工现场创建达标管理办法》要求和施工现场平面布置图进行设置。
2.施工现场料场及仓库设施应符合物资储存保管、消防保卫、环保要求。
3.要建立料场及仓库的管理责任制,按照划分的区域包干负责。
二、物资的验收。
1.按有关法律法规、标准、合同规定及要求进行。材料的验收包括产品资料的验收、数量验收和质量验收。
2.验收准备:材料人员必须在材料进场前做好场地设施、计量器具、苫垫物品及采购资料的准备。
3.资料的验收:材料员、仓库保管员应依据采购计划、加工订货计划内容核对供方提供的质量证明文件(产品合格证、检验/试验报告、
产品规范等)、运输票据、磅单等,是否与实物相符。
4.数量验收
(1)现场应配备适宜的计量器具,并确保其处于有效状态。
(2)数量验收可采用点数、检斤、检尺、量方等方式。钢材必须全数检尺或监秤;各现场必须配备插尺进行砂石量方;水泥、砂、石子抽检率不低于10%。
(3)对于分批进场的材料,要做好分次验收记录。对超出规定的磅差(国家、行业、地方、合同约定),应做好记录,及时通知供方,协商解决。
5.质量验收
(1)质量验收包括外观质量和内在质量验收。
a 外观质量验收由材料人员通过简单工具或手摸眼观,检验材料的包装、表面状态、外观形态及气味变化等,是否存在质量问题或缺陷。
b 内在质量验收,是依据规定对材料的物理、化学性能进行检验。由材料人员填写原材料进场通知单报送技术部门,技术部门按规定取样试验。试验报告出来后,应及时通知材料部门,以便放行。
(2)设备、配件进场后,技术部门会同有关人员开箱检查,填写有
关记录。
(3)国外进口物资的检验,应由物资部门、技术部门会同顾客、商检部门共同进行。
(4)在确定进货检验的数量和性质时,应考虑在供方处所进行控制的程度和所提供的合格证据。
(5)材料人员应根据公司的环保要求,对供方进场的环境行为进行监测,并填写检测记录。
6.验收手续:经对材料质量、数量检查无误后,材料人员应及时办理验收手续,凭此记帐和转帐。
(1)由材料人员依据来料凭证和实际验收数量开具验收单。
(2)库内材料当日办理验收,大宗材料每周验收一次。
(3)由于结算期延长或结算凭证不全,不能及时办理验收时,应及时办理暂估验收,依据实际验收数量开具暂估验收单。
7.紧急放行
鉴于建筑工程产品的特殊性,我公司不执行紧急放行。
8.材料的标识和监视、测量状态的标识
(1)建筑工程原材料、半成品和成品的文字记录标识:包括材质证
明、验收单、发料单、材料明细账。
(2)现场材料的标识包括标牌和标签两种形式。
a.标牌:用于露天存放材料的标识,其规格式样执行《北京建工集团视觉识别规范》规定。
b.标签:库存物资及加工或运输过程中材料的标识。
c.其他标识:按照法规规定对易燃、易爆或有毒物品进行标识。
(3)标识内容:
a.产品名称、规格(型号)、批号、生产厂家、进场日期。
b.对有时效要求的产品应标明出厂日期。
(4)监视和测量状态标识:标牌和标签的底色为“黄、绿、红”三种颜色。
a.黄色标识为进场但未经检验和已送检待判定物资的标识。凡标有黄色标识的物资均不得发放或使用。
b.绿色标识为经检验合格物资的标识,可发放或使用。
c.红色标识为经检验或复验不合格物资的标识。凡标有红色标识的物资严禁发放和使用,应按《不合格品控制程序》处置。
9.不合格品的处置:在进行检验和试验中出现的不合格品,应按《不
合格品控制程序》进行评审处理。
10.顾客提供的财产(指甲供材料)的验证依据本程序进行。材料人员依据施工合同或甲供协议规定内容进行进货检验与试验。
11.与顾客沟通:在进货检验和试验过程中,要及时向顾客反馈产品情况,搜集顾客意见和建议。物资自检合格后,应填报《工程物资进场报验单》,向顾客、监理报请验收。
12.内部沟通:材料部门应将顾客、监理对进场材料的意见,及时向有关部门、人员反馈。
第八条:定额用料管理
一、为了加强材料的消耗使用管理,降低材料成本,凡施工生产使用的工程材料均应执行定额用料管理或与分包单位签订材料包干协议。
二、实行定额用料的依据。
1.单位工程一次性材料计划:
2.建筑工程预算定额:
3.与分包单位签订的材料包干协议:
4.施工组织设计、施工方案及技术节约措施等。
5.施工作业材料分析和变更预算。
三、定额用料的管理程序
1.开工前项目部预算部门应按建筑工程预算定额编制单位工程材料分析,专业公司应按有关工业产品消耗定额,作为定额用料的依据。
2.用料前材料人员应依据施工生产进度计划,施工作业材料分析分别计算分布、分项工程材料应用量。
3.材料人员按照施工工长签发的定额用料单或领料凭证与作业人员办理领发手续。
4.与分包单位签订包干协议的材料,材料人员应与分包单位执行“双验收”“双签字”手续,明确双方的经济责任。
5.由各种原因造成超限额用料,必须由主管经理核实签认后,方可继续发料。
6.定额用料的核算,应按分部分项工程月度核算。当月完成一项核算一项,跨月完成的待工程量全部完成后进行核算。
7.材料人员应按月登记单位工程消耗统计台帐。竣工后要汇总成册,并以单位工程竣工报告形式统计核算,作为项目成本考核的依据。第九条:多余物资管理
一、为了发挥企业的综合优势,减少物资的积压和浪费,发挥公司
资金效益,公司各单位应加强对多余积压物资的管理。
二、多余积压物资是指为施工生产准备而施工生产不再使用,或工程已竣工而超储的材料。
三、在施工过程中已确认不再使用的材料,各单位材料部门应及时将可调拨使用物资的品种、规格、数量上报公司物资管理部。
四、公司物资管理部每月在局域网上公布库存物资信息。
五、材料部门每月编报采购计划时,要首先平衡多余积压物资库存,凡是现有多余积压物资中能平衡解决的,一律不得申请采购,避免造成新的积压。
六、工程竣工后,形成多余积压物资的单位,应于竣工后一个月内上报公司物资管理部申请调剂使用。
七、对于多余、积压物资无论是工程备料还是甲供物资,应优先办理退料。
八、平衡调剂物资的价格,可由调出方和调入方协商解决。若因价格出现争议时,由公司物资部组织有关部门进行评估作价。
平衡调剂物资所发生的运费,应由调出方承担。